Lebih Dalam Mengenai 5 Fungsi dan Tugas Buyer dalam Bisnis

Suplai dan kebutuhan menjadi dasar setiap bisnis yang ada saat ini. Tentu saja, dalam proses tersebut selalu akan melibatkan pihak buyer dan seller. Nah di artikel ini, kamu bisa mengetahui lebih jauh terkait pihak pertama yang disebutkan, buyer. Buyer adalah salah satu pihak yang memegang peranan besar dalam proses bisnis dan industri, apapun bentuknya.

Mulai dari definisinya secara jelas, kemudian tugas dari buyer, fungsi yang dijalankan, hingga tanggung jawab yang dimiliki oleh pihak ini, akan dibahas secara komprehensif di bagian selanjutnya dari artikel ini.

Tanpa berpanjang lebar, mari mulai bagian pertama, terkait definisi dari buyer.

Baca Juga: 10 Opsi Teknik Marketing Jitu, Anda Bisa Lihat di Sini!

Mengenal Apa Itu Buyer

Buyer adalah pembeli, dalam konteks bisnis, pembeli akan berbeda dengan konsumen atau pelanggan. Jika konsumen atau pelanggan adalah pihak yang menggunakan produk, maka buyer merupakan pihak yang secara khusus melakukan pembelian.

Lebih spesifik, buyer adalah piahk yang melakukan transaksi pembelian kebutuhan operasional perusahaan dari pemasok yang ada di industri. Kebutuhan ini sangat beragam, mulai dari bahan baku, alat produksi, hingga jasa atau layanan yang diperlukan untuk menunjang aktivitas bisnis.

Tentu saja perannya akan cukup luas jika dijabarkan dalam konteks yang lebih jauh. Sebab kegiatan pembelian tentu tidak hanya sekedar transaksinya saja, namun juga pemilihan penjual, kurasi produk yang dibeli, hingga penentuan kesepakatan terkait, semua dilakukan oleh pihak ini.

Selanjutnya, Terkait Tugas dan Fungsi dari Buyer

Seperti yang sebelumnya disinggung, peran dari buyer adalah pada urusan pembelian. Namun peran ini tidak sekedar membawa uang, kemudian datang ke penyedia, dan membayarkannya. Lebih dari itu, terdapat sederet tugas dan fungsi yang harus dijalankan sebagai seorang buyer.

1. Perencanaan Pembelian Perusahaan

Buyer harus melakukan perencanaan pembelian yang cermat, dengan melihat apa yang dibutuhkan oleh perusahaan pada periode tertentu. Anggaran yang diberikan harus dialokasikan dengan teliti dan rinci, sehingga laporan pembelian bisa diberikan lebih akurat.

Perencanaan dilakukan tidak hanya pada barang atau jasa apa yang akan dibeli, namun juga metode paling efektif dalam melakukan pembelian. Termasuk pengiriman, biayanya, dan lokasi penerimaan kiriman dan sebagainya.

2. Melakukan Kurasi dan Pemilihan Penyedia

Hal kedua yang dilakukan adalah mencari penyedia yang dapat memberikan barang atau jasa tersebut. Tidak asal pilih, penentuan ini harus dilakukan dengan proses kurasi, penelitian berkas, dan melihat riwayat transaksi yang dimiliki.

Jika kemudian dirasa ada beberapa penyedia atau pemasok yang cocok dan mampu memenuhi kebutuhan perusahaan, maka opsi ini kemudian didata dan disimpan, untuk dijadikan opsi untuk proses berikutnya.

3. Proses Negosiasi dan Penawaran

Dari sekian opsi yang tersedia, kemudian buyer akan melakukan negosiasi dan penawaran pada penyedia ini. Negosiasi dilakukan secara berkesinambungan, hingga diperoleh penyedia yang dapat memberikan harga dan kualitas barang atau jasa sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Tidak jarang, negosiasi ini juga melibatkan diskusi mengenai insentif, bonus, potongan harga, dan sejenisnya.

4. Melakukan Proses Pembelian Hingga Selesai

Setelah semua disepakati dan ada persetujuan dari kedua belah pihak, maka buyer melanjutkan proses pembelian hingga selesai. Pengiriman permintaan barang, proses pengiriman barang,  memeriksa barang yang dibeli, hingga proses pembayaran hingga selesai, semua wajib dilakukan dengan cermat.

Setelah semua sudah selesai, buyer harus memastikan semua beres dan tidak ada masalah terkait pembelian yang dilakukan.

5. Laporan Pembelian yang Dilakukan

Semua transaksi selesai dan produk yang dibeli. Pengecekan telah dilakukan, dan pembayaran telah diselesaikan. Pada tahap akhir, tugas buyer adalah melakukan pencatatan pembelian dan laporan dari transaksi yang telah dilakukan.

Idealnya, laporan ini mengikuti kaidah akuntansi dan pencatatan yang digunakan perusahaan, sehingga dapat lebih mudah dipindahkan ke buku besar tempat semua transaksi dimasukkan.

Terakhir, Tanggung Jawab Seorang Buyer dalam Bisnis dan Perusahaan

Selain kelima fungsi dan tugas di atas, ada pula beberapa tanggung jawab yang harus dilaksanakan agar semua berjalan lancar.

• Memastikan pembelian yang dilaksanakan memenuhi kebutuhan perusahaan, dengan meninjau data kebutuhan sebelum mengeksekusinya.
• Memastikan produk yang dibeli sesuai dengan kualitas dan kuantitas yang dibutuhkan.
• Menjaga ketepatan waktu dari pengiriman, dan memastikan tidak ada barang rusak sebelum pembayaran dilakukan.
• Melakukan proses retur atau proses lain yang disepakati bilamana terdapat produk yang tidak sesuai dengan pesanan.
• Menjaga hubungan baik dengan penyedia atau pemasok, untuk kerjasama jangka panjang.
• Melakukan pembelian yang efektif, efisien, dan tercatat dengan baik dan benar, sesuai prosedur tetap milik perusahaan.

Baca Juga: Bagaimana Cara Dapat Centang Hijau WA? Ini 5 Langkahnya 

Pada dasarnya, buyer adalah bagian penting dari sistem pengadaan barang dan pembelian yang dilakukan oleh sebuah perusahaan. Jika posisi ini tidak diisi dengan orang atau staff yang kredibel, maka bisa jadi perusahaan sulit memenuhi kebutuhannya akan bahan baku dan jasa yang diperlukan.

Karena buyer adalah faktor penting dalam bisnis, maka kamu harus cermat dalam memposisikan orang di jabatan ini. Pastikan orang tersebut memahami teknis pembelian, memiliki pengetahuan luas pada kualitas barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan, dan dapat bernegosiasi dengan baik untuk memperoleh transaksi menguntungkan.