7 Contoh Email Membatalkan Interview Kerja yang Sopan

Apakah kamu sudah memiliki jadwal interview dan sedang dalam proses perekrutan? Kamu punya keinginan untuk membatalkannya, tetapi takut dianggap tidak profesional? Jangan khawatir, menolak wawancara tidak akan membuat kamu tampak tidak profesional. Selain itu, kamu telah melakukan tindakan yang tepat dengan memberitahu pihak recruiter. Berikut contoh email membatalkan interview kerja.

Ada beberapa alasan mengapa penting untuk memberi tahu recruiter bahwa kamu tidak dapat menyelesaikan tahapan wawancara. Pertama, itu sopan. Kedua, ketidakhadiran kamu akan mengganggu proses perekrutan dan mencegah kamu memiliki kesempatan di perusahaan tersebut di masa depan. Oleh karena itu, jika kamu masih bingung, simak beberapa contoh email membatalkan interview kerja di bawah ini.

Kenapa Membatalkan Interview Kerja?

contoh email membatalkan interview kerja
Sumber: iStockPhoto

1. Sudah Menerima Pekerjaan di Tempat lain

Seperti yang kamu ketahui, tidak sedikit orang yang mengajukan banyak lamaran dalam satu waktu. Namun, dengan melakukan hal tersebut, membuat mereka juga harus menjalani proses perekrutan yang banyak, bahkan bisa dalam waktu yang sama. Sehingga, sudah ada yang terima kerja lebih dulu pada saat proses perekrutan yang lain masih berjalan. 

2. Kejadian Mendadak Atau Kepentingan Lain yang Harus Dihadiri

Kejadian yang tidak diinginkan memang dapat terjadi secara mendadak seperti, sakit atau musibah. Oleh karena itu, berikut adalah contoh kalimat yang dapat kamu gunakan ketika membatalkan wawancara karena alasan mendadak.

3. Tidak Cocok dengan Perusahan yang Dilamar

Tak jarang pembatalan interview kerja terjadi karena merasa tidak cocok dengan perusahaan yang dilamar. Biasanya ini terjadi setelah melakukan riset lanjutan. Tetapi lamaran sudah terkirim, maka kemungkinan akan ada tawaran wawancara.

Tips Membatalkan Wawancara Kerja

1. Tentukan Pendekatan yang Cocok

Hal penting yang harus dilakukan sebelum melakukan pembatalan interview adalah membuat dirimu yakin 100%. Setelah kamu yakin, maka langkah selanjutnya adalah menentukan pendekatan yang tepat untuk memberi tahu pembatalan wawancara. Apakah proses perekrutan dilakukan melalui surel, telepon, atau WhatsApp?

Kemudian, gunakanlah pendekatan yang sesuai dengan proses awal perekrutan. Misalnya, pemberitahuan lamaran kamu diterima melalui surel, maka tetap kirim pesan pemberitahuan melalui surel, walaupun kamu dapat melakukan panggilan telepon atau pesan WhatsApp. Selain itu, hal yang paling utama adalah tetap menyimpan kontak dari recruiter. Dengan memiliki kontak tersebut, kamu dapat memberikan pemberitahuan lainnya dengan cepat.

Baca juga:  8 Langkah Mudah Membuat SOP Perusahaan dengan Baik

Baca juga: 7 Cara Membuat CV Menarik untuk Kerja Terlengkap

2. Beritahu Recruiter Secepatnya

Setelah menentukan pendekatan yang sesuai, maka segera beritahu pembatalan wawancara ke pihak HRD. Dengan memberi kabar pembatalan dengan cepat, kamu dapat membantu mereka untuk mengatur jadwal kembali. Selain itu, hindari menunda-nunda untuk memberitahu pembatalan interview tersebut. Karena dapat membuatmu kehilangan waktu.

Misalnya, kamu berencana mengirimkan surel pembatalan pada hari senin, tapi karena kamu menunda-nunda, malah keburu akhir pekan. Padahal minggu depan adalah jadwal wawancaramu. Sehingga pemberitahuan yang kamu kirimkan bisa terkesan mendadak atau bahkan tidak sempat untuk dikirim. Oleh karena itu, cobalah tentukan waktu yang tepat untuk memberitahu hal tersebut seperti beberapa hari sebelum jadwal interview.

3. Beri Penjelasan yang Jelas dan Sederhana

Coba hindari mengirim pemberitahuan dengan kata-kata yang berlebihan. HRD tidak akan terlalu memperdulikan seberapa panjang penjelasanmu. Tidak ada gunanya memaparkan banyak detail sebagai alasan kamu membatalkan wawancara. Mereka hanya membutuhkan penjelasan yang singkat, jelas, dan to the point

4. Cantumkan Tanggal Interview dan Posisi

Selanjutnya, jangan lupa untuk mencantumkan jadwal wawancara yang akan kamu lakukan seperti, tanggal, waktu, beserta posisi yang dilamar. Perlu diketahui, bahwa dalam tahapan interview ada beberapa orang terlibat seperti, tim HRD dan user. Oleh karena itu, dengan melakukan hal ini, kamu dapat mempermudah mereka dalam proses perekrutan.

5. Sertakan Alasan Pembatalan Interview

Coba hindari untuk memberikan alasan yang tidak jujur atau bertele-tele. Ketika kamu dapat memberikan alasan yang masuk akal, recruiter akan menghargai kejujuranmu. Sehingga mereka dapat mulai mencari kandidat lain untuk mengisi posisi yang mereka buka.

6. Sampaikan Permohonan Maaf

contoh email membatalkan interview kerja
Sumber: iStockPhoto

Mungkin ini merupakan hal yang paling utama dan tidak boleh dilupakan. Dalam memberikan pemberitahuan pembatalan wawancara, baik melalui surel atau telepon, kamu harus menyampaikan permohonan maaf. Karena tahapan interview kerja biasanya memiliki jadwal dan melibatkan beberapa orang.

Hindari berasumsi bahwa jadwal pewawancara/recruiter hanya untuk kamu sendiri. Dengan meminta maaf kamu telah menunjukan profesionalitas yang baik dan tentunya sopan santun. Misalnya, “Saya minta maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan”

7. Rencanakan untuk Jadwal Ulang Jika Diperlukan

Jika kamu tidak dapat menghadiri interview karena keadaan yang tidak terduga atau mendadak, maka tidak ada salahnya untuk mencoba meminta jadwal wawancara ulang. Cobalah mengirim surel atau telepon ke recruiter dengan memberi penjelasan dan permintaan maaf. Jangan lupa juga untuk meyakinkan pihak HRD bahwa kamu masih tertarik dengan posisi tersebut. Dengan menjelaskan alasan yang dapat diterima, akan membuat pihak HRD memahami situasimu, sehingga mereka tidak keberatan untuk menjadwalkan ulang interview.

8. Jangan Lupa Tulis Ucapan Terima Kasih

Walaupun terlihat gampang, tak sedikit orang yang lupa ucapan ini. Dengan mengucapkan terima kasih, kamu telah menunjukkan bahwa kamu menghargai proses perekrutan yang sedang dilakukan.

Contoh Email Membatalkan Interview Kerja yang Sopan

Dari sederet contoh email di bawah ini, kamu akan mengetahui cara menulis email untuk membatalkan interview kerja disertai dengan alasannya.

Baca juga:  5 Ide Makanan Kekinian Paling Favorit untuk Anak Muda

1. Contoh Email Membatalkan Interview Kerja karena Sudah Bekerja di Tempat Lain

Subjek: Pembatalan Interview – [Nama Kamu] – [Posisi yang Dilamar]

Kepada Yth. HRD [Nama Perusahaan]

Dengan hormat,

Saya ingin menginformasikan bahwa saya tidak dapat melanjutkan proses interview untuk posisi [posisi yang dilamar] di [Nama Perusahaan]. Adapun saya telah menerima tawaran pekerjaan dari perusahaan lain yang lebih sesuai dengan rencana karir saya.

Saya sangat berterima kasih atas kesempatan yang telah diberikan, serta waktu dan perhatian yang Anda curahkan dalam proses rekrutmen ini. Dengan ini saya memohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin terjadi akibat pembatalan ini.

Hormat saya,

[Nama Kamu]

2. Membatalkan Wawancara Kerja karena Sakit

Subjek: Pembatalan Interview untuk Posisi [Posisi yang Dilamar] – [Nama Kamu]

Yth. Tim Rekrutmen [Nama Perusahaan]

Dengan hormat,

Saya mohon maaf sekaligus menginformasikan bahwa saya tidak dapat menghadiri wawancara untuk posisi [posisi yang dilamar] di [Nama Perusahaan] yang dijadwalkan pada [tanggal interview]. Hal ini dikarenakan saya harus menjalani operasi yang mendesak dan tidak dapat dihindari.

Saya sangat menghargai kesempatan yang telah diberikan oleh [Nama Perusahaan] karena telah memberikan kabar baik ini.

Sekali lagi, terima kasih atas pengertian Anda.

Hormat saya,

[Nama Kamu]

Baca juga: Ingin Sukses dalam Bekerja? Kuasai Hard Skill Terlebih Dahulu

3. Batal Mengikuti Wawancara karena Ada Kepentingan Mendesak

Subjek: Pembatalan Interview untuk Posisi [Posisi yang Dilamar]

Yth. [Nama HRD Perusahaan]

HRD [Nama dan Alamat Perusahaan]

Dengan hormat,

Saya ingin menginformasikan bahwa saya tidak dapat melanjutkan proses interview untuk posisi [posisi yang dilamar] yang dijadwalkan pada [tanggal interview]. Hal ini dikarenakan adanya kepentingan mendesak yang harus saya prioritaskan.

Saya sangat mengapresiasi kesempatan yang telah diberikan oleh [Nama Perusahaan] dan memohon maaf atas keputusan ini.

Terima kasih atas perhatian Anda dan saya berharap [Nama Perusahaan] akan terus berkembang di masa depan.

Salam,

[Nama Kamu]

4. Contoh Email Membatalkan Interview Kerja karena Job Desc Kurang Cocok

contoh email membatalkan interview kerja
Sumber: iStockPhoto

Subjek: Pembatalan Interview untuk Posisi [Posisi yang Dilamar]

Yth. Tim Rekrutmen [Nama Perusahaan]

Dengan hormat,

Nama saya [nama kamu], dan saya ingin menyampaikan terima kasih atas kesempatan yang diberikan kepada saya untuk mengikuti interview pada [tanggal interview] sebagai [posisi yang dilamar] di [Nama Perusahaan]. Setelah mempertimbangkan dengan matang deskripsi pekerjaan yang telah dijelaskan, saya merasa bahwa tanggung jawab dalam posisi ini tidak sepenuhnya sesuai dengan passion dan arah karir yang ingin saya kembangkan di masa depan.

Oleh karena itu, dengan hormat saya ingin membatalkan jadwal interview yang telah ditetapkan. Saya sangat menghargai waktu dan usaha yang telah diluangkan oleh tim rekrutmen dalam proses ini.

Saya berharap [nama perusahaan] dapat menemukan kandidat yang lebih sesuai untuk posisi ini. Sekali lagi, terima kasih atas pengertian dan kesempatan yang telah diberikan.

Hormat saya,

[Nama Kamu]

5. Membatalkan Wawancara Kerja dan Mengajukan Penjadwalan Ulang

Subjek: [Nama kamu] – Wawancara penjadwalan ulang

Yth, [Nama HRD]

Terima kasih telah menghubungi saya mengenai posisi [Posisi pekerjaan] yang tersedia di [Nama perusahaan]. Saya menghubungi Anda untuk memberi tahu bahwa saya harus membatalkan wawancara yang dijadwalkan pada [Tanggal interview] pukul [Jam interview] karena saya [Alasan reschedule].

Apakah mungkin untuk menjadwalkan ulang wawancara untuk tanggal [Tanggal reschedule]? Jika ya, pukul [Jam reschedule] adalah waktu yang paling tepat untuk saya.

Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan ini dan saya sangat menghargai waktu dan pertimbangan Anda.

Hormat saya,

[Nama kamu]

[Email/No. telp]

Begitulah cara yang baik dan benar jika harus membatalkan wawancara kerja. Memang tak mudah untuk melakukannya. Akan tetapi, pasti ada kesempatan lain yang lebih baik untukmu. Perlu diingat, jika kamu merasa tidak jodoh dengan suatu pekerjaan, hal itu sangatlah wajar. Semoga informasi ini bermanfaat bagi pelamar yang ingin membatalkan interview kerja di perusahaan.