5 Cara Efektif Mengoptimalkan Pengelolaan Inventaris Bisnis Anda

Pengelolaan perusahaan tidak mungkin lepas dari pengelolaan inventaris. Inventaris adalah barang yang dimiliki perusahaan yang mendukung proses produksi dan proses operasional perusahaan. Namun apakah pada faktanya pemahaman ini tepat?

Nah di artikel ini Anda dapat membaca dan memahami lebih jauh mengenai apa itu inventaris, bagaimana cara pengelolaannya agar benar-benar optimal dan menguntungkan perusahaan, serta manfaat dari keberadaan dan pengelolaan inventaris secara optimal.

Tanpa berpanjang lebar lagi, mari simak penjelasannya satu per satu.

Baca Juga: 4 Tugas Quality Control dan Manfaatnya untuk Perusahaan

Memahami Definisi Inventaris yang Sebenarnya

Definisi inventaris yang sebenarnya adalah sebuah daftar yang berisi sumber daya penting dan aset yang ada dan dimiliki oleh perusahaan, yang kemudian dimanfaatkan untuk keberlangsungan perusahaan secara umum.

Keberlangsungan di sini berarti luas, mulai dari proses produksi, pengelolaan sumber daya yang ada, dan pengembangan bisnis kini dan nanti.

Pencatatan yang dilakukan merupakan hal penting, karena akan banyak keputusan strategis dilakukan dengan dasar catatan inventaris ini. Tanpa catatan yang akurat, maka keputusan yang dibuat tidak akan akurat dan akan berisiko merugikan perusahaan.

Barang dan aset yang masuk, yang dimiliki, yang dikelola, dan yang digunakan dan keluar dari fasilitas perusahaan, semua wajib dicatat dengan baik dan akurat sehingga perusahaan senantiasa memiliki data paling baru terkait inventaris yang dimilikinya.

Lalu Bagaimana Cara Mengolah Inventaris agar Optimal?

Tidak hanya berupa catatan di atas kertas saja, berkas inventaris juga menjadi ‘perwakilan’ atas aset dan produk yang dimiliki perusahaan secara nyata. Pengelolaan inventaris adalah pengelolaan catatan, sekaligus pengelolaan aset dan barang ini agar dapat membawa keuntungan untuk perusahaan.

Jelas, dalam optimalisasi pengelolaannya harus dilakukan dengan beberapa cara yang cermat, akurat, dan efektif. Beberapa cara agar pengelolaannya optimal adalah sebagai berikut.

1. Pertama Jelas, Otomatisasi Manajemen Inventaris

Otomatisasi proses dan manajemen inventaris adalah sebuah keharusan, di era yang serba canggih seperti sekarang ini. Teknologi manajemen gudang sudah demikian maju, dan dapat menopang optimalnya pengelolaan inventaris yang Anda miliki.

Secara mendasar dinamika inventaris adalah hal yang pasti terjadi. Ketika hal ini dapat dicatat dan didokumentasikan tanpa perlu memakan banyak waktu, maka Anda akan dapat mengalokasikan waktu dan tenaga untuk hal strategis lain.

2. Ditunjang dengan Barcode dan Scan

Otomatisasi ini dapat dimaksimalkan dengan penggunaan barcode yang dapat di-scan, sehingga proses dokumentasi dan pencatatan dapat berlangsung lebih cepat.

Hasil pemindaian pada produk bisa langsung terhubung ke database perusahaan, sehingga pihak perusahaan dapat dengan mudah melihat update terkini dari stok dan keadaan inventaris yang dimiliki.

3. Pastikan Fasilitas Gudang Aman

Otomatisasi ini yang dilakukan juga wajib didukung dengan proteksi pada fasilitas gudang, sehingga tidak kecurangan atau pencurian yang mengancam persediaan bisa ditekan hingga titik minimal atau nol.

Bukan tidak mungkin terjadi kecurangan-kecurangan kecil yang dilakukan oknum tidak bertanggungjawab, untuk kepentingan pribadinya. Maka dari itu, Anda dapat menggunakan CCTV, kemudian akses masuk terbatas pada fasilitas gudang, dan sejenisnya.

4. Seleksi Staf dengan Kemampuan Mumpuni

Semua optimasi di sisi teknologi wajib didukung dengan keberadaan staf yang kredibel, berkemampuan baik, dan memiliki etos kerja yang baik pula. Dengan demikian kolaborasi elemen manusia dan elemen teknologi dapat berjalan dengan sinkron, dan memberikan output maksimal.

5. Perhatikan Kesejahteraan Karyawan

Karyawan yang bekerja optimal adalah karyawan yang bahagia dengan pekerjaannya. Jelas, memperhatikan kesejahteraan karyawan juga wajib dilakukan, sehingga mereka semakin semangat dalam memberikan tenaga dan pikirannya untuk perusahaan Anda.

Sederet Manfaat Pengelolaan Inventaris yang Optimal

Saat proses inventaris di perusahaan Anda berjalan dengan optimal, maka ada sederet manfaat yang dapat dirasakan secara langsung. Integrasi sempurna elemen manusia dan elemen teknologi akan membawa beberapa manfaat berikut ini.

• Catatan inventaris yang jelas, akurat, dan terkini. Hal ini diperlukan untuk pertimbangan dalam pengambilan berbagai keputusan.
• Melihat kondisi perusahaan secara aktual. Dengan berbekal catatan yang akurat, pemilik dan pemegang kepentingan dalam perusahaan dapat dengan mudah melihat kondisi perusahaan.
• Monitoring pada penyusutan dan pos-pos pemborosan. Data yang tersedia dapat dengan mudah dibandingkan dari waktu ke waktu, sehingga dapat terlihat kira-kira pos mana yang menjadi titik pemborosan atau penyusutan yang terjadi.
• Kemudahan proses restock. Karena data yang ada adalah data aktual, maka perusahaan dapat dengan mudah mengetahui kapan barang yang dimiliki habis dan dilakukan pembelian ulang.
• Memudahkan pengelolaan gudang. Penempatan barang, monitoring jumlah barang, penjadwalan pembelian ulang, dan setiap urusan pergudangan lainnya yang terkait dengan inventaris adalah hal yang penting. Dengan data yang jelas, semua hal ini dapat dengan mudah dikelola dengan optimal.
• Transparansi perusahaan dapat terlihat jelas. Dengan data pencatatan ini semua pihak yang berkepentingan bisa melihat data aktual dan kondisi perusahaan secara terbuka, sehingga tidak ada yang ditutupi.

Baca Juga: Kenali Perbedaan Fixed Cost dan Variable Cost di Sini! 

Memahami inventaris adalah hal mendasar untuk setiap pengelola dan pemilik perusahaan. Dengan pemahaman mendalam pada topik ini, Anda akan lebih mudah mengoptimalkan pos pengelolaan gudang dan inventaris, sehingga efisiensi operasional dan produksi perusahaan bisa semakin ditingkatkan.