Mengenal Fungsi dan 5 Metode Berbeda Inventory Control untuk Bisnis

Senantiasa memastikan persediaan produk yang dimiliki oleh perusahaan menjadi hal wajib yang dilakukan oleh perusahaan, dalam hal ini secara spesifik staf pergudangan. Inventory control adalah sebutan umum untuk kegiatan yang dilaksanakan secara rutin ini.

Pada beberapa dekade lalu, aktivitas inventory control menjadi hal yang cukup memakan waktu sebab perhitungan dilakukan secara manual. Namun kini berkat keberadaan berbagai produk warehouse management system, aktivitas pergudangan yang satu ini menjadi lebih sederhana.

Sedikit Mengenai Pengertian Inventory Control

Telah disinggung pada bagian awal mengenai kegiatan inventory control secara umum. Secara definitif, kamu dapat memahami aktivitas ini sebagai sebuah kegiatan untuk memastikan persediaan produk yang dimiliki perusahaan pada gudang tetap dalam jumlah yang wajar.

Hal ini dilakukan dalam rangka menjaga suplai produk ke pasar, sehingga dapat meminimalisir risiko kekosongan produk di pasar akibat fluktuasi pasar atau kesalahan perkiraan produksi yang dilakukan. Dengan begini, produk akan selalu tersedia di pasar dan pelanggan bisa dengan mudah mengaksesnya.

Baca Juga: Bisnismu Terkena Dampak Inflasi? Ini 4 Tips Mengatasinya

Fungsi Inventory Control adalah

Karena merupakan kegiatan yang secara langsung bersinggungan dengan aktivitas pergudangan dan ketersediaan produk, maka beberapa fungsi inventory control juga tidak akan jauh dari hal-hal yang disebutkan sebelumnya.

Secara umum fungsi inventory control adalah untuk memastikan ketersediaan barang di gudang, namun secara lebih spesifik berikut penjelasan lengkap fungsinya dalam poin singkat.

• Dapat mengantisipasi terjadinya keterlambatan pengiriman, baik bahan baku yang diperlukan dalam produksi, atau produk jadi yang siap dipasarkan
• Selalu memastikan barang yang dipesan telah sesuai dengan apa yang dibutuhkan, sehingga dapat meminimalisir risiko retur atau pengembalian barang
• Sebagai langkah antisipasi saat harga barang mengalami peningkatan mendadak, dengan ketersediaan yang terjamin, harga barang akan dapat dikendalikan
• Memperoleh keuntungan dari purchasing yang telah dilakukan di periode sebelumnya
• Mampu menampung bahan baku musiman yang hanya tersedia di waktu tertentu, jelas, hal ini juga dibarengi dengan maintenance dan treatment yang diperlukan bahan baku tersebut
• Menunjukkan komitmen perusahaan untuk memberikan pelayanan terbaik, dengan menjamin ketersediaan produk di pasar

Jika dilihat dari poin-poin di atas, kamu bisa mendapatkan gambaran bahwa inventory control adalah sebuah kegiatan yang menjalankan fungsi cukup luas. Tidak hanya kaitannya dengan pengelolaan gudang internal perusahaan, namun juga berhubungan dengan kerjasama dengan supplier serta pelanggan yang menantikan produk di paar.

Ini mengapa kemudian aktivitas ini harus kamu pastikan berjalan lancar, agar semua fungsi yang dijelaskan di atas dapat menghasilkan output yang sesuai dengan harapan perusahaan.

Mengenal 5 Metode Efektif Pelaksanaan Inventory Control

Dalam menjalankan kegiatan ini, setidaknya terdapat 5 metode yang dapat digunakan. Nantinya, kamu bisa menyesuaikan metode yang digunakan dengan kebutuhan dan keadaan yang dimiliki perusahaan, sebab setiap metode ini juga memiliki karakteristiknya masing-masing.

1. Zonasi Gudang

Metode pertama adalah memberlakukan sistem zonasi pada gudang yang dimiliki. Pengelompokan kategori produk yang telah ditentukan dapat membantu staf dalam memasukkan data barang. Hal ini dapat dilakukan dengan akurat, sehingga lebih mudah saat pengambilan barang diperlukan.

Zonasi ini tidak hanya melakukan kategorisasi saja, namun juga mencakup penataan ruang gudang, pengelompokan barang berdasarkan ketentuan yang telah dirumuskan sebelumnya, serta treatment yang diperlukan untuk setiap barang.

Dengan metode ini, inventory control dapat berjalan lebih optimal.

2. Metode Quality Control

Metode ini diterapkan untuk membantu mengatasi pesanan dari supplier yang masuk ke gudang. Semua inventaris bahan baku yang masuk ke gudang harus melewati tahap QC untuk memastikan pesanan sudah sesuai dengan apa yang disepakati sebelumnya.

Inventory control dengan metode ini mengedepankan penjaminan kualitas produk atau bahan baku yang masuk atau keluar, sehingga kerjasama yang terjalin dengan pihak supplier dan hubungan baik dengan pelanggan senantiasa bisa dijaga.

3. Tracking Inventory

Pada dasarnya tracking inventory mengutamakan pemantauan dan pelacakan setiap produk dan barang yang masuk gudang atau keluar gudang. Hal ini lengkap dengan proses memastikan letak barang di dalam gudang.

Idealnya proses ini dilakukan secara real time sehingga data aktual terkait persediaan di gudang bisa diperoleh. Data dengan metode ini dinilai valid, sehingga bisa menjadi acuan perusahaan kamu dalam mengambil keputusan cepat menyikapi kondisi pasar.

4. Metode Set Reorder Point

Serupa dengan namanya, metode ini menetapkan batas tertentu barang di gudang untuk melakukan pemesanan ulang atau pengadaan kembali. Dengan begini, stok barang yang dimiliki senantiasa tersedia sepanjang waktu.

Metode ini cocok untuk perusahaan yang memiliki produk yang sangat diminati pasar, atau menggunakan bahan baku dalam jumlah banyak dan terus menerus. Ketika barang yang dimaksud mencapai batas, pemesanan atau pengadaan secara otomatis bisa dilakukan sehingga proses inventory control cenderung lebih efektif.

5. Seleksi Barang Persediaan

Metode ini menitikberatkan pada proses pemilihan barang persediaan yang akan terus dijaga keberadaannya. Pertimbangan utamanya adalah tidak setiap barang, baik produk atau bahan baku, selalu dibutuhkan dalam jumlah besar sepanjang tahun dan dapat mendatangkan keuntungan bisnis.

Ketika barang sudah tidak lagi membawa keuntungan, maka ketersediaan barang tersebut harus dikoreksi dan dipastikan ulang. Jika justru menambah beban perusahaan secara ekonomi, terdapat opsi penghentian ketersediaan barang di gudang.

Baca Juga: 6 Strategi Cerdas Perencanaan Keuangan di Masa Pandemi 

Itu tadi, sedikit penjelasan mengenai inventory control yang dapat dilakukan di perusahaan yang kamu kelola. Mengingat proses dan pemilihan metode inventory control adalah hal yang penting, maka sangat direkomendasikan pembahasannya dilakukan secara cermat dan mendetail. Semoga bermanfaat, dan semoga mendapatkan metode terbaik untuk pengelolaan gudang yang kamu miliki!