8 Langkah Mudah Membuat SOP Perusahaan dengan Baik

Kalau kamu ingin memiliki sebuah perusahaan yang tersistem dengan baik. Pastinya kamu membutuhkan Standar Operasional Procedure atau SOP Perusahaan untuk membuatnya teratur. Tanpa adanya standar operasional perusahaan, maka kamu tidak akan memiliki aturan baku yang bisa membuat semua pegawaimu memahami tata tertib yang harus dijalankan.

Ingin tahu apa itu SOP? Apa saja langkah-langkah yang diperlukan untuk membuat SOP perusahaan?Mari kita simak informasi di bawah ini.

Apa itu SOP?

Menurut Tjipto Atmoko, SOP adalah suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekejaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja bagi instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

Dampak Positif SOP bagi Perusahaan

Jika dalam badan usaha telah memiliki SOP, maka para pekerja diwajibkan bekerja sesuai dengan peraturan yang telah disusun. SOP dijadikan sebagai minimum standart yang mempengaruhi hasil produk atau jasa. Semakin besar suatu perusahaan, maka semakin ketat juga SOP. Tidak hanya untuk melancarkan kegiatan operasional, tetapi juga mempengaruhi kepercayaan pelanggan untuk menggunakan produk atau jasa.

Atas dasar tersebut SOP pun memiliki tujuan positif, yaitu untuk menjaga kestabilan operasional perusahaan, serta untuk menjaga kualitas dari produk dan jasa yang dihasilkan. SOP juga memiliki tujuan sebagai dasar mengatur cara kerja seluruh individu dalam bekerja dan sekaligus membangun kualitas.

Manfaat SOP Untuk Perusahaan

Meningkatkan & Menjaga Nama Baik Perusahaan

Jika SOP dijalankan sesuai dengan yang tertulis, tentu kinerja perusahaan akan dinilai baik dimata konsumen, sehingga konsumen tidak segan untuk mencoba dan menggunakan hasil produk atau jasa perusahaan tersebut. Bahkan akan berdampak juga pada ketertarikan masyarakat untuk bekerja pada perusahaan. Jika usaha Anda merupakan PT terbuka, tentunya akan menaikkan harga saham, dan semakin banyak investor yang akan berinvestasi.

Pedoman dalam Bekerja dan Meningkatkan Akuntabilitas

Akuntabilitas merupakan pertanggungjawaban, yaitu merupakan komponen yang menjadi penggerak jalannya perusahaan, sesuai tugas dan wewenangnya. SOP kerja membantu para pekerja di dalamnya untuk bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing, sehingga mereka dapat bekerja dengan efektif dan efisien, serta tidak mengerjakan tugas yang ada di luar tanggung jawab mereka.

Dengan adanya SOP perusahaan, maka pekerja juga memahami apa yang harus dilakukan dan tidak boleh dilakukan selama masa jam kerja. Tentunya hal ini akan membuat mereka menjadi lebih disiplin dalam bekerja dan membentuk standarisasi tersendiri dalam proses produksi dan barang atau jasa yang dihasilkan.

Sistem yang Mempermudah Pengawasan Tim

Kepala divisi atau manajer akan mudah dalam mengkontrol produk atau jasa yang dihasilkan. Jika ditemukan ada yang janggal atau kesalahan dalam proses pengerjaan, maka pihak yang bersangkutan akan mudah mencari tim mana yang seharusnya bertanggung jawab.

Langkah Mudah Menyusun SOP Perusahaan

1. Membentuk Tim Pembuatan SOP

Idealnya pembentukan tim SOP melibatkan perwakilan SDM setiap departemen atau divisi di perusahaan. Selain itu, Human Resource Department (HRD) adalah bagian yang paling terlibat dalam proses ini. Perusahaan juga bisa menggunakan jasa konsultan SOP sebagai bantuan eksternal perusahaan. Kunci utama dalam pembentukan tim penyusun SOP adalah mengikutsertakan orang-orang yang mengenal cara kerja, visi dan misi, serta prosedur perusahaan dengan baik.

2. Mempelajari Proses Bisnis Perusahaan

Setelah tim terbentuk, pelajari keseluruhan proses yang berlangsung di perusahaan. Contohnya, apa saja yang terjadi sejak proses produksi, penjualan, pengiriman produk atau jasa ke pelanggan? Dokumen apa yang dibutuhkan? Siapa yang terlibat dalam setiap proses? Setiap perwakilan departemen bisa menganalisa secara keseluruhan untuk mendapatkan gambaran yang jelas. Setelah data telah terkumpul, hubungan antar departemen dalam proses bisnis perusahaan bisa terlihat dengan jelas.

3. Menyusun Flow Chart

Buatlah urutan alur kerja berupa narasi yang sesuai dalam proses bisnis di perusahaan. Tujuan pembuatan flow chart tersebut adalah untuk memvisualisasikan data yang terkumpul sehingga hubungan antar departemen dapat terlihat dengan mudah. Tuliskan pula person in charge (PIC) untuk setiap aktivitas, dokumen yang dibutuhkan, dan durasi masing-masing aktivitas.

4. Review Hasil Penyusunan flow chart Setelah Alur Kerja Dibuat

Periksa ulang flow chart yang telah dibuat dengan cara membagikannya ke masing-masing departemen. Setiap departemen bisa memberikan koreksi, penambahan, atau masukan pada flow chart yang telah dibuat. Hal ini untuk menemukan beberapa poin yang mungkin dianggap belum sesuai di masing-masing departemen. Setelah itu, perbaiki flow chart tersebut dengan hasil yang sudah final.

5. Simulasi SOP Sebelum Menerapkan SOP Secara Langsung

Setelah flow chart dengan hasil final telah selesai dibuat, saatnya untuk uji coba SOP perusahaan. Tujuan uji coba atau simulasi ini adalah untuk mengetahui ketidaksesuaian yang mungkin terjadi dalam penerapannya. Setiap bagian SOP harus sesuai dengan yang sudah ditetapkan. Bila terjadi ketidaksesuaian saat penerapan, maka SOP harus diperbaiki sebelum disetujui.

6. Evaluasi dan Lakukan Perbaikan Setelah Simulasi Dilakukan

Temukan ketidaksesuaian apa saja yang terjadi saat simulasi SOP. Segera evaluasi dengan tim penyusun SOP dan temukan bagian yang harus diperbaiki. Mengingat masing-masing departemen perusahan memiliki tanggung jawab dan fungsi yang berbeda-beda. Maka, SOP dengan hasil final harus selaras dengan kondisi yang sebenarnya di perusahaan dan mewakili proses bisnis setiap elemen perusahaan agar SOP tetap dinilai fair.

7. Approval dan Terapkan SOP yang Telah Dibuat

Setelah proses perbaikan selesai, maka SOP sudah bisa diterapkan. Mintalah persetujuan dan otorisasi dari pimpinan tertinggi perusahaan. Setelah disetujui, SOP bisa mulai diterapkan. Buatlah salinan SOP, kemudian bisa diberikan ke masing-masing departemen untuk segera diterapkan.

8. Sosialisasikan SOP Perusahaan

Saat SOP telah bisa diterapkan, jangan lupa bahwa perusahaan perlu melakukan sosialisasi terkait SOP yang telah dibuat agar setiap karyawan tahu dan tidak melakukan kesalahan dalam bekerja. Sosialisasi bisa dilakukan dengan mengumpulkan karyawan, menyebarkan informasi tentang SOP, atau membuat seminar dan penyuluhan terkait SOP perusahaan.

Setelah mencermati langkah-langkah dan manfaat pembuatan SOP perusahaan diatas pastinya sekarang kamu sudah tahu bagaimana cara membuatnya. Segera susun SOP mu dan nikmati kesuksesan bisnis dari penggunaan standar operating procedure yang baik. Salam sukses.