5 Tips Simpel Tingkatkan Efisiensi Procurement Bisnis Anda

Bisnis yang dikelola selalu memiliki proses produksi yang berjalan, baik dalam bentuk produksi barang, atau produksi operasional setiap hari. Jelas, dalam menjalankan proses ini diperlukan dukungan dari berbagai barang, yang diperoleh melalui aktivitas procurement.

Secara umum, procurement dipahami sebagai proses pengadaan barang atau jasa yang diperlukan perusahaan, dalam rangka mendukung kegiatan bisnisnya. Tidak hanya dilakukan satu kali, namun proses pengadaan ini dilakukan terus menerus selama bisnis tersebut berjalan.

Tentu, Anda yang memiliki bisnis paham benar pada proses pengadaan ini. Namun faktanya masih cukup banyak orang yang belum mengerti benar mengenai procurement. Terlebih ketika disandingkan dengan istilah yang juga berkaitan erat dengan pengadaan, yakni sourcing.

Baca Juga: Mengenal Proses Produksi dan 6 Tahapan Umumnya

Tapi Apa Perbedaan Keduanya?

Perbedaan dapat terlihat mulai dari pengertiannya. Procurement merupakan proses bisnis yang dilakukan untuk memperoleh suatu produk dengan beberapa langkah utama. Pertama adalah pendataan pembelian, kemudian review, masuk pada pengiriman purchase order, dan eksekusi pesanan oleh penyedia barang yang telah dikirimi dokumen ini.

Procurement kemudian secara umum dapat mencakup seluruh proses pengadaan, mulai dari pendataan dan perencanaan hingga barang pesanan sampai ke fasilitas milik bisnis Anda.

Sourcing, di sisi lain, merupakan proses pemeriksaan, pemilihan pada opsi yang tersedia, dan pengelolaan pemasok yang ada di pasar. Proses ini berusaha mendata dan mengelola penyedia yang ada di pasar, yang telah memenuhi kualifikasi yang ditentukan, untuk tetap terhubung dengan perusahaan demi kelancaran supply chain yang ada saat ini.

Pada praktek di dunia bisnis, keduanya kemudian berjalan berkesinambungan demi mendapatkan proses pengadaan barang yang berkualitas, sekaligus menjalin kerjasama dengan berbagai penyedia yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Proses dan Tahapan dalam Procurement

Jika ingin melihat proses dan tahapan yang berjalan dalam kegiatan ini, maka gambaran umumnya dapat Anda lihat pada penjelasan di bawah ini.

• Pertama, melakukan identifikasi pada kebutuhan perusahaan dan setiap departemen. Semua departemen akan menyetorkan daftar kebutuhan yang dimilikinya, untuk ditinjau oleh manajer dan bagian keuangan.
• Proses otorisasi pembelian, setelah daftar kebutuhan diperoleh, daftar ini di-compile dan dilanjutkan ke pihak manajemen untuk review. Nantinya di sini akan diambil keputusan apa saja yang disetujui dan yang tidak.
• Memberikan persetujuan. Dari daftar yang diberikan, penilaian akan muncul. Barang yang disetujui dapat dilanjutkan pada proses pembelian, sedangkan barang yang tidak disetujui tidak dilanjutkan.
• Melakukan tender pada penyedia yang dimiliki. Setelah diketahui barang apa saja yang diperlukan, lelang kemudian diselenggarakan untuk penyedia yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan ini.
• Perusahaan kemudian melakukan analisis dan identifikasi pada penyedia yang menawarkan diri atau yang diundang, pada kapabilitas dan kualitas penyediaan yang bisa diberikannya.
• Proses berlanjut dengan negosiasi mengenai nilai pengadaan dan insentif yang diperoleh penyedia. Di sini bisa memakan cukup banyak waktu karena akan memastikan kesepakatan dari setiap poin pengadaan.
• Selanjutnya adalah proses  negosiasi term of payment, kemudian jadwal pengiriman, serta orang yang bertanggungjawab dalam transaksi ini dari masing-masing pihak.
• Setelah ditemukan kata sepakat pada setiap poin terkait, perusahaan kemudian memilih penyedia yang akan diajak bekerjasama dalam rangka pemenuhan kebutuhannya.
• Pengiriman purchase order dilakukan, sebagai bukti permintaan pembelian ke pihak penyedia yang telah ditunjuk tadi.
• Barang dan jasa yang dikirimkan akan datang sesuai jadwal dan lokasi, untuk kemudian dicek secara rinci kualitas dan kuantitasnya apakah sudah sesuai pesanan atau belum.
• Jika sesuai, maka pesanan selesai, dan pembayaran dapat dilakukan. Jika ada ketidaksesuaian, maka akan dilakukan retur atau proses lain yang disepakati sebelumnya.

Agar Semakin Efektif, Terapkan 5 Tips Ini

Supaya procurement yang dilakukan perusahaan semakin efektif dan memberikan output optimal, tips sederhana di bawah ini dapat digunakan.

1. Selalu Minta Sample Produk

Sample produk dapat menjadi alat untuk mengukur dan memastikan kualitas yang disediakan oleh penyedia. Dengan meminta contoh dari produk, Anda dapat melihat bagaimana kualitas barang yang bisa diberikan oleh penyedia. Jangan lupa, jika produk sample-nya cocok, pastikan produk yang dipesan dan datang juga berada pada tingkat kualitas serupa.

2. Hubungan Baik dengan Penyedia

Jelas, hubungan yang baik dengan penyedia harus senantiasa dijalin. Tidak hanya sekedar agar pengadaan yang dilakukan berjalan lancar, namun juga sebagai investasi jangka panjang pada jaringan supply chain yang dimiliki oleh bisnis Anda.

3. Selalu Perhatikan Tren Pengadaan

Serupa dengan banyak bidang bisnis lain, procurement juga memiliki trennya sendiri. Tim pengadaan pada bisnis Anda wajib terus memperhatikan tren pengadaan yang terjadi, terkait barang, sistem terbaru, model-model kesepakatan yang lebih menguntungkan dan efektif, dan lain sebagainya.

4. Tingkatkan Kualitas SDM

Untuk bagian pengadaan, dan seluruh bagian secara umum, senantiasa lakukan pelatihan peningkatan skill secara spesifik. Ingat, karyawan yang berkualitas juga akan meningkatkan kualitas bisnis yang berjalan, serta setiap proses bisnis yang terkait.

5. Jangan Ragu Gunakan Aplikasi Pengadaan Digital

Sistem procurement yang kini diterapkan sudah berbasis digital, sehingga proses ini dapat berjalan lebih efektif dan optimal. Jelas, pengamatan dan peninjauan secara detail harus dilakukan pada layanan yang akan digunakan, sehingga sesuai dengan tujuan perusahaan dan dapat membawa transaksi yang menguntungkan.

Baca Juga: Kenali 7 Tanggung Jawab Bagian HRD dalam Perusahaan! 

Itu tadi hal-hal yang perlu Anda pahami seputar procurement, salah satu proses internal perusahaan yang akan terus terjadi selama perusahaan Anda beroperasi. Semoga bermanfaat, dan selamat melanjutkan aktivitas!